仕事ではOutlookを使っています。いろいろ試行錯誤した結果たどり着いた(？)ぼくのOutlookの使い方を紹介します。

メールは全て受信ボックスに格納する

未処理メールか処理済みメールかをはっきりさせるために未処理メールは全て受信ボックス(デフォルト)に格納します。自動振り分け設定はしません。自動振り分け設定をすると処理しないといけないメールを見落とす恐れがあるからです。

読むだけでいいメールは読んだら所定のフォルダへ移動

読むだけで返信等のアクションが不要なメールは読んだら所定のフォルダへ移動します。受信フォルダからメールが少なくなります。

アクションが必要なメールはアクションが済んだら所定のフォルダへ移動する

返信等のアクションが必要なメールはアクションが済んだら所定のフォルダに移動します。アクションが済むまでは受信ボックスにあるのでタスクの処理漏れを防げます。アクションが済んでいないのに所定のフォルダへ移動すると間違いなくタスクが漏れて相手に怒られます。すぐにアクションできるものはその場で返信するのがベストです。あとでやろうと2回も3回もメールを開くような無駄な時間はぼくにはありません。時間がかメールは時間がかかる旨を返信して後で時間をとって処理します。受け取ったよと返信をしておかないと催促のメールが来てしまいます。催促の、メールに対応する無駄な時間もぼくにはありません。アクションが済むと受信ボックスからメールを移動します。

受信ボックスは空っぽを目指す

完全に受信ボックスからメールがなくなることがありませんが、受信ボックスが空になることを目指します。受信ボックスからメールが減っていくのは快感です。病みつきになります。受信ボックスにメールが残っているが気持ち悪くなってきますのでどんどんアクションしてメールを減らしたくなります。仕事終わりに今週届いたメールが空っぽだとベストです。なかなか空っぽにはなりませんが、たまに空っぽにできると最高です。

フォルダの数は？

処理したメールを格納するフォルダを用意しておきます。フォルダはなんでもいいですし、たくさん作成しても構いません。ぼくは案件ごとのフォルダとその他フォルダを作成しています。フォルダの数は20程度です。あとからメールを探すときは検索を利用するのであまりフォルダ作成を気にする必要はありません。あえて処理済みフォルダひとつだけでも十分です。